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Intégration des nouveaux collaborateurs : avez-vous mis en place votre « Culture Book » ?

Dernière mise à jour : 1 mars

Le « Culture book » c’est la version moderne de votre présentation société qui formalise votre culture d’entreprise.

#onboarding #intégration #RH



Vous recrutez de nouveaux talents : à ce titre, vous allez devoir mettre en place des actions et fournir à vos nouveaux arrivants toutes les informations nécessaires pour qu’ils s’intègrent rapidement à votre structure.

C’est ce que l’on appelle l’Onboarding (« l’embarquement »).


Il y a plusieurs étapes et typologies d’onboarding : l’onboarding administratif (les documents RH nécessaires à l’arrivée du collaborateur notamment), l’onboarding technique et technologique (les besoins matériels, la formation aux outils internes), et l’onboarding projet (l’intégration opérationnelle dans l’activité). Mais le plus important reste l’onboarding humain & culturel.


La découverte d’un nouvel environnement humain reste un enjeu majeur car une entreprise est avant tout un ensemble de personnes, différentes et complémentaires, amenées à travailler ensemble. Et la performance d’une équipe provient essentiellement de la capacité des personnes qui la composent à bien collaborer. Or l’accueil de nouveaux talents au sein d’une #équipe vient nécessairement bouleverser l’équilibre collaboratif actuellement en place. Il faut donc absolument veiller à ce que l’intégration se passe bien, pour tout le monde et pour la performance de l’équipe.


Pour faciliter son intégration, il est primordial de partager et expliquer au nouvel arrivant les codes - implicites ou explicites - inhérents à l’organisation. Car une entreprise c’est une culture avec des #valeurs, du jargon interne, des rituels d’équipe qui lui sont propre. Le nouveau collaborateur va devoir se familiariser avec cette culture d’entreprise et s’y sentir à l’aise.


Pour faciliter la présentation de votre culture d’entreprise aux candidats fraîchement recrutés, vous pouvez vous appuyer sur un « Culture Book » ! [à ne pas confondre avec le livret d’accueil qui lui est un document informationnel obligatoire, remis à toute nouvelle personne intégrant un établissement, et qui recense les procédures et règlements internes].


Le « Culture Book » [ou « ID Book », « Identity Book »], c’est le support qui va expliquer votre histoire, vos valeurs, votre #mission et raison d’être, la #vision de la direction, votre #organisation, vos équipes, la vie de l’entreprise avec vos rituels et méthodes de travail, vos engagements et initiatives (RSE, mécénat mais également initiatives sportives…). Tout ce que le nouveau collaborateur doit savoir pour se familiariser avec votre culture d’entreprise. C’est important car c’est le premier support d’appartenance au groupe !



Les différents éléments qu’un « Culture Book » doit contenir selon nous :


  • Un mot ou une vidéo de la direction qui explique les fondamentaux de l’entreprise : sa raison d’être, ses valeurs, sa mission, mais également la vision du (des) dirigeant(s), et ce qu’il(s) attend(ent) de leurs collaborateurs.


  • Un article ou une vidéo qui raconte l’histoire de l’entreprise avec les étapes clés à retenir.


  • Un organigramme ou une explication exhaustive des différents départements (les différents « cercles de compétences opérationnelles » pour les entreprises en holacratie).


  • Une présentation d’équipe / de collaborateurs : pour les plus petites entreprises une photo de chacun (trombinoscope) avec un paragraphe pour les présenter de manière formelle ou décalée, en fonction du ton que vous souhaitez donner ; pour les plus grandes entreprises, cela peut être un format témoignages vidéo de certains collaborateurs.


  • Les rituels récurrents en interne (appelés également « fun facts ») et les règles de vie en communauté : par exemple il y a-t-il un séminaire annuel ? comment se passent vos réunions formelles et informelles ? organisez-vous des activités sportives ? comment se passent les déjeuners ? a-t-on la possibilité d’emmener son chien au bureau ? …


  • Vos engagements RSE et autres initiatives engagées : par exemple la participation annuelle de l’entreprise au marathon organisé pour la ligue contre le cancer, ½ journée par mois accordée aux collaborateurs pour prendre part à une activité de mécénat, …


  • Vos dernières fiertés en tant qu’équipe : par exemple l’obtention du label Great Place to Work, un turn-over très faible, l’intégration réussie de personnes en situation de handicap, …


Le « Culture Book » peut avoir différents formats mais il est préférable de privilégier le numérique car il doit être mis régulièrement à jour et être accessible par tous.


Il sert de référence en interne à tout ce qui est relatif à la culture d’entreprise et pourra donc être utilisé également en dehors du processus d’intégration collaborateurs pour différents projets internes (installation de la marque employeur, support de présentation pour les clients/partenaires, …).


Attention : pour faire un « Culture Book » clair et construit, il faut être au clair avec sa culture d’entreprise, ce qui signifie que celle-ci doit avoir été réfléchie, définie, qu’elle reflète la réalité de ce qui se passe dans l’entreprise et qu’elle soit également comprise et incarnée par l’ensemble de ses collaborateurs (cf notre article sur la culture d’entreprise).

Le « Culture book » doit reprendre votre « ton » de communication et être inspirant !


Et ce n’est pas parce que cela s’appelle un « book » (livre) qu’il faut que cela soit très long! Une page web construite avec des paragraphes clairs peut être suffisante.


Par ailleurs il se crée pour les collaborateurs et par les collaborateurs ! C’est un projet d’équipe 😉


Un exemple concret de culture book, celui de CHEERZ : CHEERZ-Culture-Book-2020.pdf (followtribes.io)



Vous souhaitez lancer la dynamique de projet autour de la création de votre Culture Book : appelez-nous !


#futureofwork #culturedentreprise #facilitation #engagetoperforme

 

Happytim, agence conseil et facilitation, accompagne stratégiquement et opérationnellement les entreprises dans leur transformation culturelle, managériale et organisationnelle.

Nous soutenons les équipes dans l’amélioration continue de leurs processus de collaboration, communication, cohésion, ainsi que dans le renforcement de leur culture et identité d’entreprise.

Pour nous contacter : contact[at]happytim.com ou au 09.65.12.58.95​

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