Qu’est-ce qu’un facilitateur de processus collaboratifs en entreprise?

Avez-vous déjà fait intervenir un facilitateur dans votre organisation ? Savez-vous en quoi consiste ce nouveau métier en plein boom ? Quels sont les méthodes et les objectifs d’un facilitateur ?


Définissons tout d’abord ce que l’on entend par facilitation : la facilitation en entreprise est un métier relativement récent qui consiste à accompagner des projets internes méthodologiquement, par le travail de groupe, et pour l’élaboration de solutions réalistes en consensus.


Pour autant, la recherche de solutions en processus collaboratifs n’est pas si récente : elle a réellement commencé dès 1941 avec Alexis Osborne qui met au point le procédé de « brainstorming » souvent utilisé dans nos organisations aujourd’hui encore. Depuis d’autres méthodes et outils se sont développés comme le forum ouvert d’Owen en 1984 ou encore le World Café par Brown et Isaacs (1995, 2001), et plus récemment encore le design sprint (par Jake Knapp de 2010 à 2016). En réalité, il existe aujourd’hui plus de 3500 méthodes et outils pour coconstruire en équipe ! Et c’est là que vous commencez à essayer de dénombrer combien vous en connaissez et/ou utilisez… Trop peu finalement.


Pourtant dans le contexte actuel des entreprises de plus en plus complexe, ces approches en intelligence collective sont amenées à prendre une place croissante dans nos organisations : co-développement, engagement du collectif, agilité, innovation sont les maîtres mots qui régiront les sociétés de demain pour plus de performance.


C’est là que qu’intervient le facilitateur en entreprise. Son travail consiste à soutenir les équipes dans leurs projets pour mieux s’écouter, mieux communiquer, mieux s’organiser, trouver des solutions, les mettre en place et atteindre leurs objectifs.


Comment ? En réunissant les conditions nécessaires à la dynamique positive du groupe.

Pour cela le facilitateur doit :

- Avoir une bonne connaissance terrain du contexte projet et de la composition de l’équipe

- Mettre en exergue les objectifs du projet et s’assurer qu’ils soient clairs pour tout le monde

- Redonner le cadre et les règles à respecter dans un travail de groupe

- S’assurer que chacun comprend le sens de sa participation au projet

- Comprendre ce qui motive les collaborateurs pour maximiser leur participation

- Connecter les différents collaborateurs et les motiver vers un objectif de réussite commun

- Adapter les méthodes de travail à l’équipe projet

- Amener les participants à aller au-delà de leur position habituelle

- Recentrer le débat si nécessaire, être garant de l’agenda et du timing

- Eviter les conflits

- Mettre les collaborateurs en action


Les méthodes et outils utilisés par les facilitateurs vont donner le rythme et le ton aux réunions de groupe et permettre de travailler de façons positive et inclusive en utilisant au maximum l’intelligence collective : brainstorming post-it, design thinking, mind mapping ou autres … le facilitateur fera un choix en fonction du projet, de l’équipe, du timing et de l’objectif de la réunion.


Le facilitateur doit faire appel à ses talents d’animateur pour faire émerger l’échange et le partage, la créativité, la cohésion, le consensus et l’engagement. Sa posture est primordiale : l’écoute, l’agilité, la compréhension rapide de problématique, la synthétisation, la médiation sont autant de qualités requises pour ce poste en plus de l’animation.


La facilitation en entreprise s’applique ainsi à de nombreux projets en interne : organisation, communication, innovation et développement produits & services, amélioration des processus RH, … Elle ouvre de nouvelles possibilités de collaboration et de gouvernance en interne.


Pour qu’elle soit efficace, certains prérequis sont cependant nécessaires :

1- Une communication fluide et sans préjugés : une bonne communication dans l’équipe projet est primordial comme le fait de poser les questions quand on s’interroge ou d’exposer ses idées sans craindre la censure ou la moquerie. Respect, écoute, ouverture d’esprit et bienveillance sont des valeurs requises à tout processus collaboratif.

2- Des managers ouverts et réceptifs à la méthode : laissez l’équipe projet avancer dans le bon sens pour imposer une décision contraire au final serait sans doute la pire décision à prendre. Si vous mettez en place de la facilitation et des groupes projet en intelligence collective, le manager doit avoir confiance en la méthode.

3- Des actions mises en place directement : une réunion, un plan d’action en consensus et des responsabilités prises librement entraînent une mise en action immédiate sinon vous risquez de démotiver l’équipe et faire perdre le sens du projet (et de la méthode du coup…).


Dès lors que la facilitation devient une méthodologie de travail adoptée par l’organisation, faut-il faire appel à des facilitateurs externes à l’entreprise ou former des facilitateurs en interne ?

A dire vrai, il n’y a pas de bonne ou mauvaise réponse à cette question.

Un regard externe vous permet de prendre du recul, d’échanger parfois plus librement que s’il s’agit d’un collègue qui conduit la réunion, d’apprendre de nouveaux outils et tester de nouvelles méthodes… Le facilitateur externe vous garantit l’avancée du projet, et la neutralité vis-à-vis du contexte d’entreprise. Il a l’expérience pour trouver la méthode appropriée à votre culture d’entreprise. C’est également un soutien qui vous permettra sans doute d’avancer plus rapidement car ses interventions sont planifiées et seront moins reportées pour des raisons internes.

A contrario, avoir des facilitateurs en interne permet de dynamiser vos réunions plus régulièrement, de proposer un poste transversal à des talents en interne ou d’en faire un « poste tournant » pour motiver les collaborateurs. C’est également une possibilité de formation à proposer à vos salariés, riche pour leur développement personnel, et qu’ils pourront mettre en pratique rapidement.


En conclusion, la facilitation est une méthode d’accompagnement projet qui permet un travail en groupe moderne, efficace et engageant. Alors, vous commencez quand ?


Vous ne savez pas par où commencer pour expérimenter la facilitation au sein de votre organisation ?

Chez Happytim, nous sommes facilitateurs de processus collaboratifs en entreprise et managers 3.0. ! Nous vous accompagnons sur du moyen terme, ou ponctuellement, dans l’avancée de vos projets internes tout en vous formant aux outils de facilitation.

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