Avez-vous préparé votre réunion d’équipe pour la rentrée de vacances ? Vous savez, celle qui relance la motivation, la vision globale, les objectifs courts et moyens termes, …
Cette réunion-là, c’est celle qu’il ne faut pas louper ! Elle va redonner du rythme à votre dynamique d’équipe et l’ambiance des prochaines semaines. En plus, post-pandémie, avec les sécurités sanitaires à respecter, elle sera d’autant plus importante cette année.
Voici une check-list pour vous aider à préparer votre réunion de rentrée efficace :
- Planifier la réunion au 1er jour où tout le monde est là !
Ça paraît évident et pourtant… Vous souhaitez relancer l’équipe, alors l’équipe doit être au complet. Il y en a en télétravail, pas de problème : vous pouvez mixer distanciel et présentiel grâce à la visioconférence, ce n’est pas pour ça que la réunion ne sera pas dynamique.
- Le matin, c’est mieux !
Pas trop tôt mais pas trop tard, un petit créneau entre 9h et 10h c’est bien.
- 1 heure et pas 1 minute de plus
On ne vous le dira jamais assez : 1h max pour vos réunions et c’est déjà beaucoup. Vous êtes 3 : 20 minutes devraient suffire. Vous avez trop de choses à leur dire ? Allez à l’essentiel !
- L’objectif de cette réunion LA RECONNEXION pour remettre vos collaborateurs en actions: voici les étapes à suivre
1- D’abord -et dans ce contexte post-covid encore plus- remerciez de leur présence et ponctualité (à distance aussi) et prenez des nouvelles de tout le monde 😉 Une petite météo d’humeur, le meilleur souvenir de vacances, la chanson du jour : bref, utilisez un ice-breaker pour détendre l’atmosphère et reconnecter vos collaborateurs. Respectez le silence de ceux qui ne veulent pas partager trop d’informations personnelles.
2- Cadrer la réunion : rappeler l’objectif de la réunion (on se reconnecte) et le timing.
3- Faites un point sur la nouvelle organisation liée à la sécurité sanitaire et donnez les actualités importantes concernant l’organisation en général s’il y a lieu.
4- Rappelez les objectifs moyens termes de votre organisation (d’ici fin d’année) et comment votre équipe y contribue avec ses propres objectifs.
5- Revenez sur la dernière réunion d’équipe : où vous en étiez, ce qui s’est passé ou non depuis, …
6- Faites un tour de table pour savoir si tout le monde est d’accord sur ces informations, et s’ils ont des choses à rajouter.
7- Donnez les priorités des projets et assurez-vous que chaque chef de projet est en accord avec vous sur ces points.
8- Refaites un tour de table pour savoir si tout est clair et s’ils ont des suggestions sur les projets en cours.
9- Garder les nouveaux projets pour une réunion ultérieure.
10- Donnez les prochaines étapes et rappelez-les dans un bref compte-rendu écrit envoyé dès la fin de la réunion.
11- Remerciez tout le monde 😉
Ça y est vous êtes prêts : bonne rentrée !!!!
Happytim, spécialistes en performance d'équipe et dynamique collaborative, nous accompagnons les sociétés dans le changement culturel et managérial nécessaire pour mettre en place une organisation solide, moderne et pérenne au service d’une performance durable.